Partie 1: Les Préparatifs

preparatifsC’est officiel, vous avez réussi à convaincre tous vos collègues de tailler la route ensemble. Trois questions vont rapidement se poser !
Quand est ce qu’on part?

Avant toute chose, ne soyez pas trop gourmand, commencez par une petite tournée sur quelques jours, voir juste un week end. Il faut savoir que dans n’importe quelle ville, il est toujours difficile de trouver des dates le dimanche, lundi ou mardi.
Pas facile de faire avec les différentes disponibilités de chacun… Inutile de vous dire qu’il vous faudra commencer votre booking le plus tôt possible, l’idéal étant six mois à l’avance pour une tournée de quinze à vingt jours. Plus la tournée sera longue, plus la recherche de date vous demandera du travail et plus le risque d’avoir plusieurs “days off”* sera grand.
Un “day off”* est un jour sans concert au milieu d’une tournée. il peut être utile si vous avez besoin de parcourir une très longue distance.

La solution de facilité reste de partir pendant les vacances scolaires, mais deux problèmes se poseront alors. Le premier étant que vous ne serez malheureusement pas le seul groupe sur la route pendant cette période. Les bars et clubs seront peut être déjà complétement bookés. Pensez également que la plupart des clubs, sauf si vous parlez du Club Med, sont fermés l’été. Il y a forcément moins de monde dans les villes et donc potentiellement moins d’affluence à votre show.

Alors, ça y est vous avez décidé la période, tout le monde est disponible, mais où est ce qu’on va?

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Où est ce qu’on va?

Commencez par rester dans votre région sur une durée assez courte. Sachez aussi que plus vous partez longtemps, plus vous pouvez partir loin.
Il est toujours difficile de commencer une tournée par une date situé à 10h de route de chez vous! Restez logique! Vous avez trouvez une première date à Angers, ne cherchez pas la suivante à Marseille!

Plus votre tournée est longue, plus votre routing sera difficile à suivre. Attendez-vous à parfois revenir sur vos pas et à avoir des days off car Il est difficile d’aligner les disponibilités des clubs en fonction de votre routing de base.
Pour la première étape, définissez les villes que vous voulez visiter sur l’outil Google Map, cela délimitera votre zone de recherche. L’idéal étant de caler une date et de la garder comme référence pour le reste du routing. Une boucle avec une date pas trop loin de chez vous comme première et dernière date étant l’idéal.

-> Un petit conseil : Faites des trajets de maximum de six heures pour une journée avec concert et dix heures pour une journée sans concert. Vous allez passer la plupart de votre temps sur la route, gardez à l’esprit que moins de route = moins de fatigue. N’oubliez pas de planifier une moyenne d’une heure d’arrêt pour quatre heures de conduite.

Voilà, vous avez défini le routing qui vous convient, maintenant il faut trouver les lieux de concerts.
C’est la partie la plus ingrate du travail : se créer une base de contacts! Il faut à présent rechercher tous les lieux, asso ou musiciens susceptibles de vous faire jouer. Plusieurs méthodes s’offrent à vous:
Regarder les tournées de groupes similaires et contacter les lieux/les asso qui les ont fait jouer (essayer de rester sur des groupes du même calibre que le votre, n’essayez pas de contacter les mêmes lieux que Metallica par exemple…). Sélectionnez ainsi les lieux en fonction de leur programmation, si vous faites du brutal death vous n’avez aucune chance dans un lieux qui ne programment que des artistes folk et inversement.
Google est votre ami ! Faites une recherche par ville des lieux de concerts et des asso qui organisent des concerts en passant par votre moteur de recherche (ce qui peut être très long et fastidieux)
Les réseaux sociaux ont pris une place tellement importante qu’on y trouve beaucoup d’organismes de booking ou de groupes dédiés à l’entraide des groupes en tournées (souvent reparties par style de musique) ! Pensez également à parcourir les divers événements Facebook des groupes que vous suivez, les différentes pages des lieux de concert y sont souvent indiquées. Privilégiez ensuite le contact en cherchant l’adresse e-mail ou le téléphone du lieu, les messages Facebook ne sont que rarement efficace – sauf peut être pour les relances -.
Soyez malin et détournez les sites ! Par exemple, les événements de Last.fm vous indiquent les différents concerts programmés dans la région et à la date de votre choix. Pour les groupes de musique extrême (Métal – Stoner…), il est également possible de trouver une première partie, ou un groupe avec qui partager l’affiche sur L’Encyclopaedia Metallum. Razibus propose une carte avec les différents concerts du jour. Le site du Jardin Moderne propose un annuaire de lieux en Bretagne… Internet est une mine d’or.
– Feuilleter l’Officiel de la musique, vous pouvez vous acheter votre exemplaire (il est mis à jour chaque année) en version papier ou alors prendre un abonnement sur le site de l’IRMA.
N’hésiter pas à contacter le Centre Info Ressource de votre coin, souvent ils ont un exemplaire mis à disposition pour les musiciens locaux.
En Sarthe, le centre Info Ressource est Superforma.
– N’hésiter pas à aller faire un tour sur notre carte des cafés-concerts en Sarthe

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Comment on s’y prend?

Voilà c’est parti, tout le monde est ok pour partir, vous avez défini les dates et le routing idéal, il ne reste plus qu’à les trouver ces concerts!! Avant tout chose, répartissez vous les tâches!
C’est très important que tout le groupe soit impliqué dans le processus de booking. N’hésitez pas à créer des documents collaboratifs en ligne comme Framapad ou Google Docs, c’est simple à gérer et tout le groupe peut y accéder et le modifier simplement.

1 – Préparez vous un bel email type ! il doit être vendeur et donner un maximum d’info sans être trop long.
Il faut que le programmateur de la salle puisse avoir tous vos liens (musique, vidéo, date de la tournée, …) sous les yeux sans avoir à chercher.
Vous ne savez pas comment vous y prendre pour créer une beau mail de booking? N’hésitez pas à aller faire une tour sur notre fiche pratique: Si toi aussi tu veux envoyer des mails qui ont la classe!

2 – C’est bon vous avez envoyé vos 800 mails et vous avez une première réponse! Il faut maintenant voir avec l’organisateur les conditions. Essayez de négocier dans la limite du raisonnable. Si c’est votre première tournée, vous êtes, pour lui, juste un groupe parmi les centaines qui le contactent par jour. Ne lui en demandez pas trop. Il faut garder à l’esprit que votre but dans vos premières tournées sera de rentrer dans vos frais et de vous faire connaitre ailleurs que dans votre ville.
Lors de la négociation, ne négligez aucun point, tout est important quand vous êtes loin de chez vous! Pensez que vous allez avoir besoin de dormir, de manger et de mettre de l’essence dans le camion et aussi la location de celui ci le cas échéant!
C’est aussi le moment de lui dire si vous êtes intolérant au gluten, végétalien ou autres c’est peut être un détail mais si vous avez des régimes alimentaires particuliers ou des allergies, vous serez super content si l’orga y a penser!
Quand vous avez un contact positif qui s’établit avec un organisateur, penser à bien le garder, il va pouvoir vous resservir à l’avenir.
Créer vous un tableur avec les mails envoyés, classé par ville et par date.

3 – Voici le moment le moins agréable de l’organisation de tournée: la relance!
Il ne faut surtout pas hésiter à relancer, et n’ayez pas peur du téléphone certains lieux ne vous programmeront qu’après vous avoir eu au téléphone.
Inscrivez dans votre tableur les date de relance, il ne faut pas harceler les organisateurs, certains ne vous répondront jamais, c’est malheureux mais c’est comme ça!
En cas de refus, quel que soit le motif (Club Fermé ou réservé / Style non-compatible avec la programmation), n’hésitez pas à demander d’autres adresses ! Quoi de mieux que quelqu’un déjà sur place pour vous conseiller ?

Ce fut difficile et long, mais ça y est vous avez trouvé toutes vos dates, tout est calé avec les organisateurs. il reste plus qu’à la préparer cette tournée!

avantledepart  unefoissurlaroute

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